Legislatia din domeniu

In 99,99% dintre cazuri, daca organizezi o promotie cu premii inseamna ca aduni si prelucrezi date cu caracter personal.

Ca sa faci asta in mod legal, trebuie sa te inregistrezi ca operator in regula la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). Site-ul Autoritatii este bine garnisit cu informatii: www.dataprotection.ro. Partea buna este ca poti completa notificarea online, pe baza indrumarilor puse la dispozitie de ei. Nu o privi ca pe o simpla formalitate, ci completeaza cu mare atentie fiecare camp, judeca bine inainte de a atinge orice bifa si ai grija ca toate sa se lege cat mai logic cu putinta, pentru ca in caz contrar vei primi telefoane de verificare si vei fi intrebat care ti-s intentiile, in cazul in care vrei sa prelucrezi mai multe date personale decat ai nevoie pentru scopurile declarate. Partea proasta este ca desi completezi notificarea si/sau o actualizezi online, tot trebuie sa printezi, semnezi si stampilezi primele 2 pagini si sa le trimiti prin posta. Hei, totusi ce voiai mai mult? Se angajeaza firma, deci semnatura si stampila sunt obligatorii.

O copie a regulamentului trebuie depusa la ANSPDCP, in format “celulozic”, de fiecare data. Si tot de fiecare data cand organizezi o promotie, esti obligat sa actualizezi notificarea. Asa ca ai face bine sa prevezi din timp ca ai nevoie de cateva zile sau saptamani pentru acest pas. Ai face si mai bine sa apelezi la o agentie de DM specializata, care iti poate rezolva notificarea si toate actualizarile cu profesionalism si sanse maxime de izbanda de la prima incercare. Dupa cum, in unele situatii, poti angaja o companie de DM care sa culeaga si sa prelucreze datele personale pentru tine, cazuri in care ea va figura ca organizator in numele si spre beneficiul tau.

Legea care guverneaza orice actiune de colectare si prelucrare de date personale se numeste: Lege nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date. Ca orice lege, a suferit adaugiri, completari si rectificari, asa ca te sfatuiesc sa cauti mai multa documentarie pe marginea ei.

Exista si o lege dedicata in mod special mediului online: LEGE nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private în sectorul comunicaţiilor electronice. Si ea este la fel de lege ca si precedenta, asa ca pune-te la curent cu modificarile survenite ulterior si normele de aplicare.

Si daca nu organizezi o promotie sau un concurs cu premii, dar ai un site la care oamenii se pot abona ca sa primeasca un newsletter, tot pici in raza de actiune a celor doua legi si tot trebuie sa ai notificare la ANSPDCP.

Regulamentul oricarei promotii sau concurs cu premii trebuie sa contina obligatoriu, din perspectiva ANSPDCP, numarul de operator (numarul notificarii), scopurile colectarii datelor cu caracter personal, regimul prelucrarii, drepturile persoanelor vizate (persoane ale caror date le colectezi) si adresa postala completa la care se pot adresa comunicarile in legatura cu aceste actiuni. De la caz la caz, Autoritatea iti poate impune si alte obligatii, dar vei vedea ca sunt de bun-simt, odata ce intelegi cum stau lucrurile.

Daca organizezi o promotie si atribui premii prin tragere la sorti, aceasta va purta in ochii specialistilor eticheta de “tombola publicitara” si va trebui sa te supui in plus altor reguli. Intram pe taramul guvernat de Ordonanţa nr. 99 din 29 august 2000 privind comercializarea produselor şi serviciilor de piaţă, cu ale sale modificari si actualizari.

Pe scurt, iti zic din memorie cateva invataturi de baza despre ce trebuie sa cuprinda regulamentul:

• Sa se specifice clar cine este organizatorul, cu toate datele sale de identificare ca firma, persoana responsabila si imputerniciti (daca e cazul);
• Inscrierea in promotie a participantilor sa nu presupuna acestora cheltuieli suplimentare fata de achizitia produselor/ contractarea serviciilor participante, cu exceptia tarifelor normale pentru posta, SMS, apel telefonic etc.  Se va specifica acest lucru despre fiecare modalitate de inscriere. Suprataxa a iesit demult in afara legii.
• Regulamentul oricarei promotii trebuie sa fie pus la dispozitie gratuit oricarui participant si se va specifica modul in care va fi acesta disponibil (ex.: in publicatia Cutare, la Infoline Cutare, pe site-ul Cutare etc.).
• Trebuie specificat ca lista castigatorilor si a premiilor castigate va fi publicata si locul unde va fi publicata, impreuna cu termenul limita pana la care va fi data publicitatii.
• Este obligatoriu de specificat in regulament numarul, natura si valoarea premiilor acordate, precum si valoarea totala a premiilor.
• Impozitul pe premii este impozitul cu retinere la sursa pe care il suportati voi si nu participantii. Pentru premiile care depasesc valoarea de 600 RON, calculati-va bine impozitul inainte de a demara campania, pentru ca este mai mare decat v-ati astepta. Rasfoiti cu incredere Codul Fiscal, ca sa nu platiti apoi amenzi usturatoare.
• Exemplu (extras dintr-un regulament intocmit ca la carte):  “Codul numeric personal, precum si Seria BI/CI vor fi colectate doar in cazul castigatorilor unor premii cu valoare care depaseste 600 RON, conform obligatiei impuse de Codul Fiscal de completare a Declaratiei 205 - Declaratia informativa privind impozitul retinut pe veniturile cu regim de retinere la sursa, pe beneficiari de venit, cuprinsa in Ordinul 2017/2006 publicat in Monitorul Oficial nr. 56 din 20.01.2006. “
• regulamentul oricarei promotii sau concurs cu premii trebuie autentificat la notar.
• pentru regulamentele promotiilor sau concursurilor care ofera premii prin tragere la sorti se va depune spre inregistrare o copie si la Ministerul Finantelor.
• pentru toate celelalte promotii este obligatorie doar avizarea ANSPDCP. Exceptie o fac acele promotii prin care premiile se acorda pe loc, de exemplu la unitatea de vanzare, cand nu se preiau niciun fel de date personale. Uite un exemplu:

Una peste alta, masoara de 10 ori inainte de a croi regulamentul campaniei si evita orice greseala, nu omite nimic, pentru ca s-ar putea sa te coste scump.  Regulamentul unei promotii nu este ca un memo de companie sau ca afisul cu “Specialitatea zilei” din usa restaurantului, sa poata fi schimbat, completat sau ajustat oricand si oricum. Orice modificare trebuie sa faca obiectul unui act aditional, autentificat si el la notar si - daca modificarile sunt de asemenea natura - sa fie depus in copie si la ANSPDCP si la Ministerul de Finante. Schimbarile aduse prin act aditional nu pot intra in vigoare decat dupa publicarea acestuia, iar publicarea nu poate fi facuta decat prin parcurgerea pasilor de mai sus.

Mai departe, nu stiu cum sa te sfatuiesc mai bine decat sa revin la indemnul de a te adresa unei companii de DM bune, cu experienta si atentie la detalii. Daca ma vezi ca scriu toate acestea aici, nu inseamna ca le stiu pe toate, ci ca vreau sa iti atrag atentia ca lucrurile sunt mai complexe decat par.

Cu toata experienta acumulata si cu sutele de regulamente si acte aditionale pe care le-am analizat, cu legile pe care le-am consultat la si de nevoie, cand am avut nevoie de consultanta am mers pe mana specialistilor si am incercat sa fim pentru ei un client-model. Fa la fel: tu iti stii business-ul si poti creiona principiile de baza ale unui regulament. Ei isi stiu business-ul si au experienta unor zeci de promotii organizate pe calapoduri similare, vor sti sa te sfatuiasca cum sa faci ca sa eviti abuzurile, fraudele, munca inutila, confuziile si aspectele care iti pot ridica autoritatile in cap.

Am lucrat de-a lungul timpului cu o multime de oameni din acest domeniu - aflati in diverse pozitii ierarhice -  si aproape fara exceptie am fost placut impresionata de profesionalismul, proactivitatea si inima pe care o pun in proiectele lor (deci si al tau). Nu trebuie sa te sperie ideea unor costuri suplimentare, sunt sigura ca ti le vei putea permite si vei constata ca au fost bine alocate, scutindu-te de o munca la care nu esti calificat, o responsabilitate pe care nu stii sigur cum sa ti-o asumi, o alergatura pe care nu prea esti dispus sa o faci, necunoscute pe care nu stii cum sa le rezolvi, obligatii despre care habar n-aveai s.a.m.d. In plus, la multe dintre agentii (daca nu chiar la oricare dintre ele) poti apela pentru a-ti rezolva punctual unele subiecte sensibile si ardente: de exemplu: redactarea regulamentului pe baza indicatiilor tale, obtinerea tuturor notificarilor si avizelor, autentificarea la notar, tragerea la sorti computerizata sau nu, asistata de notar sau avocat. De restul, te poti ocupa in-house foarte bine si foarte linistit: contactarea potentialilor castigatori (si a potentialelor rezerve - de multe ori este cazul), validarea, publicarea castigatorilor si premiilor, livrarea premiilor, calculul si plata impozitului cu retinere la sursa. Noi asa am facut la fiecare campanie din seria Promotia Anului si am procedat chibzuit. Nu a fost nicio omisiune, niciun act aditional nu s-a ivit ca necesar, nu au fost fraude sau neintelegeri, totul a fost gata la timp si s-a sfarsit la timp. Ceea ce iti dorim si tie. Promotii fericite!